Privacy statement praktijk

Noot vooraf: In dit privacy statement van de praktijk gebruik ik bewust geen ‘u’ of ‘uw’ om het persoonlijker en leesbaarder te maken.

Ik hecht er waarde aan dat er zorgvuldig met jouw gegevens omgegaan wordt. In dit privacy statement van praktijk Bij Nicole kun je lezen welke informatie ik verwerk en voor welk doel. Mocht je nog vragen hebben dan kun je deze sturen naar info@nicoleharbers.com.

Graag wijs ik je ook op de algemene voorwaarden van de praktijk die van toepassing zijn op de behandelingen en (online) workshops.

PRIVACY BIJ BEHANDELINGEN
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk om een dossier aan te leggen. Het dossier bevat aantekeningen over jouw gezondheidstoestand volgens de methode Frank de Bakker dr. in osteopathie (de totale lichaamsbehandeling) of volgens de KNGF richtlijnen (fysiotherapie behandeling) en verder de gegevens over de uitgevoerde behandelingen.

BIJ EEN BEHANDELING KOMEN DE VOLGENDE GEGEVENS IN HET DOSSIER
Voor het opstellen van een behandelplan heb ik naast de algemene gegevens ook informatie nodig over je gezondheidstoestand ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze verzamel ik tijdens het intake gesprek. In het dossier komen dan de volgende gegevens:

Ø NAW-gegevens, geslacht d.m.v. aanhef, geboortedatum, verzekeringsgegevens, huisarts, BSN-nummer en e-mailadres voor verzending van facturen en evt. voor verzending van informatie van gerelateerde informatie over (online) workshops en trainingen bij expliciete toestemming.
Ø Datum van intake en vervolgafspraken
Ø Medicatie- en suppletie gebruik
Ø Huidige klachten en mogelijk klachten uit uw verleden
Ø Gegevens die voor behandeling noodzakelijk zijn en die ik eventueel, na expliciete toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener, bijvoorbeeld bij de huisarts
Ø Gegevens die ik tijdens behandelingen verzamel uit het onderzoek van de Totale Lichaamsbehandeling

Ik ben gerechtigd deze gegevens te verzamelen, vanwege mijn beroep als natuurgeneeskundig therapeut en fysiotherapeut en de wettelijke geheimhoudingsplicht die met deze beroepen samengaat. Alvorens de behandeling start vraag ik je een akkoord te geven op het verzamelen van deze gegevens in de behandelovereenkomst.
Er worden enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) verwerkt, indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

DE PERSOONLIJKE GEGEVENS KUNNEN (INDIEN DIT IN BELANG IS VOOR UW BEHANDELING ) OOK GEBRUIKT WORDEN VOOR

Ø Informatie uitwisseling bij de huisarts, collega fysiotherapeuten, collega natuurgeneeskundige therapeuten of medisch specialisten uit het ziekenhuis. Bijvoorbeeld bij een doorverwijzing. Hiervoor wordt je altijd op de hoogte gesteld en geef je expliciet toestemming.
Ø Als input voor een casusbespreking bij intercollegiale overleggen en oefengroepen. Hierbij draag ik er expliciet zorg voor dat jouw gegevens volledig anoniem zijn en dat het in geen geval af te leiden is om wie het gaat.

PRIVACY EN BEWAARTERMIJN VAN DE FACTUREN
Om een goede bedrijfsvoering te voeren is een goed facturatiesysteem een vereiste. De volgende gegevens van de natuurgeneeskundige- of fysiotherapiebehandeling staan op de factuur:

Ø De NAW gegevens, geboortedatum, geslacht d.m.v. aanhef, verzekeringsgegevens, een korte omschrijving van de behandeling, zoals: ‘Natuurgeneeskundige behandeling’ of ‘Fysiotherapie’, de kosten van het consult en datum van behandeling
Ø Facturen geef ik rechtstreeks of verstuur ik per e-mail als je daar expliciet toestemming voor gegeven hebt.
Ø Gegevens voor de financiële administratie inclusief schriftelijke agenda’s worden maximaal 7 jaar conform wetgeving bewaard.

BIJ EEN WORKSHOP OF ONLINE TRAINING WORDEN DE VOLGENDE GEGEVENS VERWERKT
Voor een workshop of (online) training worden geen bijzondere persoonsgegevens verzameld (zoals informatie over lichamelijke klachtenbeelden of BSN). Alleen de informatie die in het belang is voor een goede bedrijfsvoering (zoals info die op de facturen staat) of om nader in contact te blijven worden bewaard. Het gaat daarbij om de volgende gegevens:

Ø NAW, geslacht d.m.v. aanhef, e-mailadres voor eventuele verzending van facturen en van gerelateerde informatie over (online) workshops en trainingen (dit laatste alleen bij expliciete toestemming). Het telefoonnummer om contact op te kunnen nemen.
Ø Voor facturatie worden de NAW gegevens, Geslacht d.m.v. aanhef en datum van facturatie vermeldt.
Ø Als ik wegens andere redenen gebruik wil maken van jouw gegevens, dan vraag ik expliciete toestemming.

IK WAARBORG JOUW PRIVACY OP DE VOLGENDE MANIER
Ø Ik maak gebruik van het met het wachtwoord beveiligde programma: Medikad om gegevens in op te slaan. Op momenten dat ik niet in de praktijk ben is dit programma altijd afgesloten en kunnen onbevoegden niet bij uw gegevens.
Ø De computer waarop de cliënt gegevens staan is ook extra beveiligd met een sterk wachtwoord die eens per jaar veranderd wordt. Tevens is op deze computer een antivirusprogramma geïnstalleerd die automatische updates doet.
Ø Elk kwartaal wordt er een back-up gemaakt van digitale gegevens op een – met een wachtwoord – beveiligde USB die wordt bewaard in een afgesloten dossierkast.
Ø Gegevens die ik op papier verzamel bewaar ik in een afgesloten dossierkast.
Ø Alleen mijn waarnemers en ik hebben toegang tot de beveiligde USB en de schriftelijke dossiers in de dossierkast. Met de waarnemers heb ik een waarnemingscontract afgesloten. Tevens zijn de waarnemers gebonden aan de geheimhoudingsplicht.

VERSTREKKING VAN GEGEVENS MET DERDEN
Ø Ik heb met alle partijen met wie ik samenwerk en die alleen tegelijkertijd met mij via het beveiligde Teamviewer toegang kunnen hebben tot jouw dossier, verwerkersovereenkomsten gesloten, zoals: Medikad. Ook heb ik verwerkersovereenkomsten afgesloten met Strato, Active Campaign en Crystalsoft. Ik draag er expliciete zorg aan dat zij geen informatie te zien krijgen die niet direct noodzakelijk is voor een goede bedrijfsvoering of in het belang van jouw behandeling.
Ø Ik verstrek nooit persoonsgegevens aan partijen met wie ik geen verwerkersovereenkomst heb gesloten. In deze overeenkomst staan afspraken om de veiligheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen. De enige uitzondering hierop is wanneer dit wettelijk verplicht is, zoals bijvoorbeeld bij een politieonderzoek die (persoons) gegevens opvraagt. In een dergelijk geval dien ik medewerking te verlenen en ben dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Ø Ik kan in andere gevallen persoonsgegevens delen met derden indien je daar expliciete toestemming voor geeft.

BEWAARTERMIJN VAN JOUW GEGEVENS
Ø De gegevens in het online cliëntendossier worden, zoals in de wet op de behandelovereenkomst vereist wordt, 15 jaar bewaard. Vanaf 1 januari 2020 is dit bij wet veranderd naar 20 jaar na jouw laatst genoten behandeling.
Ø De achter slot en grendel liggende papieren gegevens bewaar ik maximaal 5 jaar na je laatst genoten behandeling. Daarna vernietig ik deze in de papierversnipperaar. Elk jaar controleer ik dit dossier.

RECHT OP INZAGE, RECTIFICATIE OF VERWIJDERING
Ø Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke ik van jou ontvangen heb. Verder kun je bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan). En heb je het recht om aan mij te vragen de door jou verstrekte gegevens te laten overdragen aan een andere partij. In alle gevallen kan ik je vragen om u te legitimeren om gehoor te geven aan bovengenoemde verzoeken.
Ø Mocht ik jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken of te wijzigen.

KLACHTEN
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over iets anders, dan vraag ik je om contact met mij op te nemen. Het is altijd het prettigst om er samen uit te kunnen komen. Indien je dit niet wilt of we er niet uitkomen dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Indien je naar aanleiding van deze Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met mij op. Dit kan via onderstaande gegevens.

CONTACTGEGEVENS
Nicole Harbers
Praktijkadres: Dijkstraat 25, 7131 DM Lichtenvoorde
E-mailadres: Info@nicoleharbers.com
Tel: 0630296501

Je kunt hier de algemene voorwaarden van de praktijk lezen en hier direct contact opnemen.